Ser freelancer o trabajar por cuenta propia ofrece mucha libertad, pero también implica responsabilidades ante el Estado. En Global Law creemos que conocer tus obligaciones tributarias te permite ejercer tu actividad sin riesgos, proteger tus ingresos y aprovechar beneficios legales. A continuación, revisamos lo que debes saber este 2025, facturación, declaraciones, multas y por qué formalizarte conviene.
1. Facturación electrónica
- Si prestas servicios como freelancer, incluso de manera virtual para empresas del exterior, debes inscribirte en el Registro Único de Contribuyentes (RUC) bajo la actividad correspondiente (por ejemplo “Prestación de servicios profesionales”).
- Una vez inscrito, estás obligado a emitir comprobantes de venta electrónicos cuando correspondan. En el caso de exportación de servicios, debes declararlos como tales en los casilleros designados por el SRI (por ejemplo, casilleros 408 y 418 para IVA).
- También debes llevar un registro claro y ordenado de tus ingresos y gastos relacionados con tu actividad para sustentar las declaraciones fiscales.
2. Declaración de impuestos
- Los freelancers y trabajadores independientes tienen la obligación de presentar la Declaración del Impuesto a la Renta (IR) si sus ingresos anuales superan un tope legal. En 2025, por ejemplo, las personas naturales que ganaron más de USD 11.902 en 2024 deben declarar este impuesto.
- Si tienes facturación con IVA (o estás obligado por tu actividad), también debes hacer las declaraciones correspondientes de IVA. En casos de exportación de servicios, el IVA puede declararse con tasa de 0%, pero debe reportarse en los casilleros correspondientes.
- Dependiendo de otros criterios (actividad, monto de ingresos, si necesitas llevar contabilidad) hay anexos adicionales que debes presentar, por ejemplo, el Anexo de Gastos Personales para quienes hayan tenido ingresos mayores al umbral legal.
3. Multas por no declarar o hacerlo tarde
- El SRI ha detectado miles de contribuyentes que omitieron declararse, especialmente en retenciones en la fuente, más de 11.000 contribuyentes fueron identificados por no declarar ni pagar retenciones a empleados y proveedores, lo cual puede generar sanciones, multas e incluso implicaciones penales.
- No presentar la declaración de Impuesto a la Renta o presentar el Anexo de Gastos Personales fuera de plazo acarrea multas. Por ejemplo, si tus ingresos superan USD 11.902 en 2024 y no declaras el IR en marzo de 2025, o no presentas el anexo en el mes correspondiente según el noveno dígito de tu cédula/RUC, puedes pagar multas y recargos.
- También hay intereses de mora sobre las obligaciones no cumplidas. Si el retraso es voluntario puedes tener tasas menores que si el SRI te obliga con notificación.
4. Beneficios de formalizarte
Formalizar tu actividad como freelancer o trabajador independiente trae ventajas que muchas veces compensan más que el esfuerzo administrativo:
- Acceso a la protección legal, contratos formales, comprobantes válidos, posibilidad de demostrar ingresos y gastos, lo que te protege frente a sanciones o controversias.
- Mejor credibilidad ante clientes nacionales e internacionales, al emitir facturas legales y demostrar cumplimiento tributario.
- Posibilidad de deducir gastos relacionados con tu actividad económica, los costos de internet, herramientas, formación, etc., si están debidamente justificados, lo que puede reducir tu carga tributaria.
- Evitar multas, recargos o intereses elevados, así como problemas legales por omitir declaraciones.
- En algunos casos, cumplir con requisitos para créditos o financiamiento, ya que, en muchas entidades piden estar al día con impuestos.
5. Recomendaciones prácticas
Para que tu actividad independiente se mantenga en regla, te sugerimos
- Inscríbete en el RUC tan pronto empieces a prestar servicios, idealmente en los primeros 30 días.
- Lleva registros ordenados de todos tus ingresos y gastos, y guarda facturas y comprobantes físicos o digitales.
- Emite comprobantes electrónicos si te lo exige la normativa, especialmente si trabajas con clientes del exterior.
- Mantente al tanto de los plazos legales de declaración de IR, IVA y presentación de anexos como Gastos Personales para evitar sanciones.
- Consulta con un contador de confianza para saber a qué régimen estás obligado, y para calcular correctamente tus impuestos y deducciones.
Trabajar de manera independiente en Ecuador puede ser muy gratificante, pero también requiere cumplir obligaciones fiscales claras. Estar al día con el SRI te permite operar con tranquilidad, evitar sanciones costosas y aprovechar los beneficios de la formalidad. En Global Law estamos preparados para asesorarte, ya sea que quieras regularizar tu situación, optimizar tus impuestos o preparar tus declaraciones sin errores, contáctanos. Estamos aquí para ayudarte a que tu esfuerzo profesional sea reconocido legalmente y te proteja.
